اتفقتم مع مورد على 1,200 وحدة بسعر 18 ريالًا للوحدة، فبلغت قيمتها المخططة 21,600 ريال قبل الضريبة، في هذا المثال الافتراضي. بعد ثلاثة أوامر شراء مرتبطة بكميات 300 و450 و150 وصل المجموع إلى 900، وبقي في الخطة 300. يقف المشتري هنا أمام قرار، هل يكمل الرصيد لأن الاتفاقية قائمة، أم يوقف لأن الطلب تغيّر.
في تودو اوبس - ToDoOps نرتب مع المشتريات مسارًا ترى فيه السعر المتفق عليه والأوامر المرتبطة به قبل اعتماد طلب جديد. يستطيع المالك متابعة ما طلبته المنشأة فعليًا، ويعود المشتري إلى مرجع واضح عند مناقشة المورد. وتجدون دورة الاستلام والفاتورة في دليل المشتريات في اودو.
كيف تربط اتفاقية المورد بأوامر الشراء في اودو؟
تصف وثائق اودو 19.0 اتفاقية طويلة الأجل مع المورد، يُدخل فيها سعر الوحدة المتفق عليه يدويًا، ويمكن تعديل الاتفاقية بعد تأكيدها، وتُربط بها طلبات عروض الأسعار، وتتحدث الكمية المطلوبة لأوامر الشراء المرتبطة 1. نستخدم الربط لمراجعة الأوامر من مرجع واحد.
لذلك لا نعامل الكمية أو المبلغ المسجل في الاتفاقية على أنه سقف صلب، ونتأكد من سلوكه بالاختبار. والمطلوب غير المستلم وغير المفوتر، فهذه ثلاثة أرقام يراجعها المشتري والمستودع والمالية كل بحسب دوره. أما التموين التلقائي فيلتزم بالمسارات والقواعد الأوسع في النظام، ولا يبدأ لمجرد وجود اتفاقية.
كم يبلغ فرق السعر على مشتريات اودو المتكررة؟
| البند | الحساب | القيمة (وحدات أو ريال قبل الضريبة) |
|---|---|---|
| إجمالي الاتفاقية | 1,200 × 18 | 21,600 |
| كمية أوامر الشراء | 300 + 450 + 150 | 900 وحدة |
| الرصيد المخطط | 1,200 − 900 | 300 وحدة |
| 900 بسعر الاتفاقية | 900 × 18 | 16,200 |
| 900 بسعر مقارن صالح 19.20 | 900 × 19.20 | 17,280 |
| فرق السعر على الـ900 | 17,280 − 16,200 | 1,080 |
| رصيد 300 لو اشتُري دون حاجة | 300 × 18 | 5,400 |
فرق 1,080 هو فرق سعر على الـ900 نفسها قبل الضريبة، ولا يشمل الشحن ولا الجودة ولا الشروط. وهو ليس وفرًا نقديًا ولا ربحًا مضمونًا. أما شراء الـ1,200 كاملة دون حاجة فقد يحبس 5,400 ريال إضافية في مخزون لم يطلبه أحد.
لماذا نفرز البنود المتكررة أولًا
يذكر تحليل ماكنزي الدولي لعام 2018 بعنوان Long tail, big savings أن 80 إلى 90% من البنود المشتراة تمثل 10 إلى 20% فقط من إجمالي الإنفاق 2.
يعطي هذا التحليل الدولي سياقًا لفرز البنود قبل اختيار طريقة شرائها. ابدأوا بالأصناف التي تتكرر ولها مواصفات مستقرة، ثم راجعوا ما يحتاج طلبًا مستقلًا أو مفاضلة جديدة. قارنوا الأسعار على وحدة القياس والتعبئة وموعد التسليم نفسها، حتى يكون قرار الاتفاقية قائمًا على عرض قابل للتنفيذ.
ماذا يتغير للمشتريات والمالية عند ربط اتفاقية اودو؟
المشتري يرى رصيد السحب قبل أن يرسل أمرًا جديدًا. والمالية تسأل عن السعر المتفق عليه ومن أدخله. والمالك يعرف كم الالتزام القائم على الورق وكم منه طلب فعلي. ولتقدير ميزانية تطبيق هذا المسار والوفورات المحتملة من تحسين العمل، يمكنكم استخدام الحاسبات.
اختبارات اتفاقيات الشراء في اودو قبل اعتمادها
| الاختبار | ما نفعله | الدليل المحفوظ |
|---|---|---|
| السعر | اتفاقية بسعر 18 مدخل يدويًا لـ1,200 وحدة | لقطة الاتفاقية |
| الربط | ثلاثة أوامر 300 و450 و150 مرتبطة بها | الكمية المطلوبة 900 ورقم كل أمر |
| تجاوز الرصيد | أمر رابع بـ400 وحدة، ونسجل ما يحدث دون افتراض منع | لقطة الشاشة وقرار المشتري |
| تعديل بعد التأكيد | تغيير بيان في اتفاقية مؤكدة ومراجعة أثره على الأوامر القائمة | سجل قبل وبعد |
| الاستلام والفوترة | استلام 200 وفوترة 100 | ثلاثة أرقام منفصلة للمطلوب والمستلم والمفوتر |
| التموين | مراجعة مسارات وقواعد المنتج | تأكيد أن الاتفاقية وحدها لا تنشئ طلبًا |
أسئلة شائعة عن حدود اتفاقية الشراء في اودو
هل يمنع النظام الشراء فوق كمية الاتفاقية؟ لا نفترض ذلك. الكمية والمبلغ لا يُعاملان كسقف صلب، فنختبر الحالة ونضع قاعدة موافقة عند المشتري.
هل تشغّل الاتفاقية التموين تلقائيًا؟ لا. التموين يتبع المسارات والقواعد، والاتفاقية لا تفعّله بمفردها.
أي البنود تصلح؟ البنود ذات الطلب المتكرر والمورد المعروف والسعر القابل للمقارنة. أما المشتريات النادرة فتبقى أوامر عادية.
كيف نبدأ تنفيذ اتفاقيات الشراء لفريقكم؟
الاتفاقيات جزء من دورة المشتريات ضمن تطبيقات اودو، وتختلف البنود المناسبة بحسب القطاع الذي تعملون فيه. وللتعرف على رحلة مبيعات ومخزون محدودة يمكنكم فتح العرض التجريبي للتعرف على ترابط البيع والمخزون.
ما الذي نحدده قبل نقل اتفاقيات المورد إلى اودو؟
نبدأ بمورد ومجموعة أصناف يمكن للفريق اختبارها. يراجع المشتري وصف الصنف ووحدة القياس والعبوة، ثم يسجل السعر وتاريخ صلاحية الاتفاق ومرجع العرض. إذا اختلفت العبوة بين طلب وآخر، تصبح مقارنة سعر الوحدة مضللة حتى تُوحّد الكمية المقارنة.
نتفق كذلك على من يملك تعديل السعر بعد التأكيد، وكيف يعرف الفريق بالتغيير، ومن يراجع طلبًا يتجاوز الكمية المخططة. وفي مثال الاتفاقية، وصول طلب رابع بـ400 وحدة يرفع المطلوب إلى 1,300 وحدة، أي 100 فوق الخطة. نريد أن يظهر سبب الزيادة وصاحب اعتمادها بوضوح. إذا كان عقد المورد يتضمن حد شراء متفقًا عليه، يراجعه المسؤول ضمن قراره قبل إلغاء كمية مخططة.
المراجع
[1] وثائق اودو 19.0 الرسمية، قسم اتفاقيات الشراء المفتوحة في المشتريات.
[2] ماكنزي، Long tail, big savings، 2018.
الخطوة التالية
جهزوا قائمة مختصرة بأصناف تتكرر، وعرضًا من المورد بعد إزالة البيانات الحساسة، وطريقة الموافقة الحالية. ثم ناقشوا تنفيذ اودو معنا لتحديد ما يضبطه النظام وما يحتاج قرارًا من المشتري. يمكنكم تقدير ميزانية التطبيق عبر الحاسبات، واستعراض خدمات التنفيذ في تودو اوبس.