العقد يتجدد، لكن هل صدرت فاتورته فعلًا؟ في الشركات التي تبيع خدمة دورية، ثلاثة أحداث قد تختلط: تجديد العقد، وإصدار فاتورته، وتحصيل مبلغها. عندما تفصل بينها في اودو، تعرف ما سيُفوتر هذا الشهر، ومن سيتابع التجديد، وأين تحتاج الدورة إلى تدخل. يساعدك فريق تودو اوبس - ToDoOps على إعداد هذا الترابط واختباره؛ تعرّف على نهجنا في تطبيق اودو.
إدارة الاشتراكات في اودو: عقد العميل ليس اشتراك رخصة البرنامج
المقصود هنا عقود الخدمات التي تبيعها شركتك لعملائها: باقة دعم تقني، أو خدمة شهرية، أو اشتراك يتكرر تحصيله. أما تكلفة استخدام برنامج اودو نفسه فلها دليل أسعار مستقل.
في عقد العميل، التجديد يعني استمرار الاتفاق للفترة التالية. وإصدار الفاتورة يوثق مطالبة مالية بمبلغ وتاريخ. والتحصيل يعني أن المبلغ وصل وتأكد تسجيله ومطابقته. قد يستمر عقد دون أن تصدر فاتورته، وقد تصدر فاتورة وتبقى غير مسددة. لذلك يحتاج كل عقد إلى متابعة هذه الخطوات منفصلة، مع مسؤول واضح لكل خطوة.
مثال توضيحي: تفتح المالية قائمة العقود أول الشهر. تجد عقدين مستمرين لم تصدر فواتيرهما، وعقدًا صدرت فاتورته وينتظر السداد. تتجه الحالتان الأوليان إلى مسؤول الفوترة، والثالثة إلى مسؤول التحصيل. يستطيع المالك بعدها قراءة إجابة محددة بدل سؤال الأقسام واحدًا واحدًا؛ ويشرح المحاسب ما اكتمل وما بقي بثقة.
كيف تضبط خطة الفوترة المتكررة في اودو؟
يحدد توثيق اودو 19.0 فترات الخطط بالأسابيع أو الأشهر أو السنوات، وتتوفر خطط شهرية وسنوية. وحدة الأيام ليست فترة فوترة للاشتراكات. وتسمح إعدادات الخطة بتحديد خيارات تجديد العميل وإغلاقه للاشتراك من البوابة، كما يوجد إعداد للإغلاق التلقائي بعد عدد محدد من أيام عدم السداد (مرجع اودو).
القرار المهم قبل الإعداد: ما الذي يستلمه العميل كل فترة، ومتى يستحق المقابل، وما شروط التجديد أو الإغلاق؟ اكتب هذه القواعد من العقد نفسه. عقد خدمة مستمرة يختلف عن دفعات مشروع مرتبطة بتسليم مراحل؛ فلا تحوّل كل اتفاق إلى اشتراك لمجرد أنه يُسدَّد أكثر من مرة.
ترتبط الدورة ببقية تطبيقات اودو، ويمكنك مراجعة القطاعات التي نخدمها لاختيار النطاق الأقرب لنشاطك. هذا الدليل يستخدم وظائف الإصدار 19.0 مرجعًا محددًا؛ ويُراجع الإصدار الفعلي ضمن نطاق مشروعك.
الفاتورة المتكررة والدفع الآلي: ما الفرق؟
إنشاء فاتورة دورية لا يعني خصم قيمتها من بطاقة العميل. الدفع الآلي يحتاج مزودًا يدعم ترميز وسيلة الدفع (tokenization)، وإعدادًا مناسبًا، ووسيلة دفع يحفظها العميل وفق الإجراء المتاح (مرجع اودو). نراجع توافق المزود والطريقة مع نشاطك قبل اعتمادها، بدل افتراض أن أي بوابة دفع تصلح للاشتراكات.
إذا كان السداد بتحويل بنكي أو بطريقة يدوية، تبقى متابعة التحصيل خطوة مستقلة. المهم أن يعرف الفريق هل ينتظر إصدار الفاتورة أم وصول المال أم مطابقة دفعة وصلت بالفعل. ويمكن الرجوع إلى دليل متابعة تحصيل الفواتير في اودو لتنظيم هذه المرحلة.
ماذا تفعل عند ظهور فشل الدفع في اودو؟
بحسب توثيق الدفع الآلي، تضع حالة Payment Failure العقد في Contract in exception، فتتوقف إجراءاته المجدولة. الغرض تجنب تكرار الخصم عندما يكون الدفع قد تم ولكن نتيجته لم تُسجّل بوضوح. قبل الاستئناف، يراجع المسؤول سجل العملية وحالة المزود: هل خُصم المبلغ فعلًا؟ ثم يعالج الفاتورة والحالة وفق النتيجة ويستأنف الدورة. هذه مراجعة تشغيلية مهمة لحماية العميل وتنظيم التحصيل (مرجع اودو).
مثال للفوترة: 12 عقد خدمة و9 فواتير صادرة
نفترض وجود 12 عقدًا مستمرًا، يستحق كل منها 1,000 ريال شهريًا قبل الضرائب. جميعها مستحقة للفوترة في الفترة نفسها. هذا مثال افتراضي، وليس بيانات عميل أو نتيجة لاستخدام اودو.
| البند | العدد | المبلغ قبل الضرائب — ريال |
|---|---|---|
| العقود المستحقة للفوترة | 12 | 12,000 |
| الفواتير التي صدرت | 9 | 9,000 |
| عقود مستحقة تحتاج مراجعة إصدار الفاتورة | 3 | 3,000 |
الحساب: 12 × 1,000 = 12,000 ريال، و9 × 1,000 = 9,000 ريال؛ الفرق 3,000 ريال. هذا فرق في الفوترة يحتاج تفسيرًا، وليس مبلغًا ثبت فقدانه. راجع حالة العقود الثلاثة، وتاريخ الفاتورة التالية، وإعداد الخطة، وأي استثناء أوقف الإجراء. وإذا تغيّرت استحقاقاتها فعلًا فحدّث أساس المقارنة قبل الحكم على الفرق.
ابدأ بقياس عدد العقود المستحقة التي فُوترت فعلًا، ثم الفواتير التي حُصّلت بعد إصدارها. بذلك تعرف أين تبدأ المعالجة. ولتقدير مبدئي للأثر والميزانية، استخدم حاسبات تودو اوبس؛ فهي أداة تقدير عامة مستقلة عن معادلة هذا المثال.
هل تحصيل الاشتراك يعني الاعتراف بكامل الإيراد؟
يربط معيار IFRS 15 الاعتراف بالإيراد بالوفاء بالتزام الأداء. وقد يتحقق ذلك في نقطة زمنية أو على مدى الزمن بحسب العقد؛ فلا يحدد إصدار الفاتورة أو وصول المال المعالجة وحده (مرجع مؤسسة IFRS).
في مثال منفصل ومبسط، يدفع عميل 12,000 ريال مقدمًا لخدمة مدتها 12 شهرًا. بافتراض التزام أداء واحد يُنفَّذ بالتساوي على المدة، يكون المقابل 1,000 ريال للشهر. وفق هذا الافتراض لا يصبح كامل المقبوض إيرادًا لشهر القبض. يراجع محاسبك طبيعة العقد ويعتمد المعالجة المناسبة، ثم نحدد كيف تنعكس في الإعداد والتقارير.
الفائدة للمالك أن يميز بين المال المتاح والخدمة التي ما زال عليه تقديمها. وللمحاسب أن يفسر الرقم من العقد والفترة، بدل اعتبار كل حركة تحصيل إيرادًا جديدًا.
ما الذي نختبره قبل تشغيل اشتراكات اودو؟
ابدأ بعقد واحد يعكس دورتك، ثم اختبر حالات القرار بدل الاكتفاء برؤية فاتورة تجريبية:
- عقد جديد: الخطة والسعر وفترة الخدمة وموعد أول فاتورة.
- تجديد: استمرار الاتفاق وإصدار فاتورة الفترة الصحيحة دون تكرار.
- تغيير الخطة: تطبيق شروط العقد ومعالجة أثر التغيير على الفوترة.
- فشل دفع: مراجعة حالة العملية قبل تصحيح الاستثناء واستئنافها.
- إغلاق أو إلغاء: تنفيذ الإجراء المناسب لحالة العقد والفواتير.
- تسليم المسؤوليات: من يراجع الإصدار، ومن يتابع السداد، ومن يعتمد المعالجة المحاسبية؟
هذه قائمة عمل مقترحة من تودو اوبس، تُكيَّف مع مشروعك. تحدد مرحلة التحليل العقود والبيانات والصلاحيات المطلوبة، ثم تأتي الإعدادات والاختبار والتدريب. وتُراجع الفوترة الإلكترونية والمعالجة المحاسبية ضمن النطاق؛ فلكل منهما إعدادات ومتطلبات تخصه.
ولرؤية فكرة ترابط العمليات، جرّب اودو تفاعليًا: محاكاة مبيعات ومخزون ببيانات افتراضية، ثم ناقش معنا دورة الاشتراكات الخاصة بنشاطك.
أسئلة عن الاشتراكات والفوترة في اودو
هل هذا المقال عن سعر اشتراك اودو؟
المقال عن إدارة العقود المتكررة التي تبيعها شركتك لعملائها. سعر رخص استخدام اودو موضوع مختلف؛ افصل تكلفة النظام عن أسعار الخدمات التي تبيعها به.
هل يمكن إصدار فواتير شهرية دون خصم آلي؟
نعم، فدورة إصدار الفاتورة تختلف عن طريقة تحصيلها. اضبط الخطة والاستحقاق، ثم حدد إجراء التحصيل ومسؤوله وفق طريقة الدفع المعتمدة.
لماذا يتوقف العقد بعد فشل الدفع؟
حالة الاستثناء توقف الإجراءات المجدولة لتجنب تكرار الخصم عند غموض النتيجة. راجع العملية الفعلية قبل تصحيح الحالة واستئنافها.
هل يمكن فوترة الاشتراكات يوميًا؟
توثيق الإصدار 19.0 يحدد فترات الاشتراكات بالأسابيع أو الأشهر أو السنوات، ويستبعد وحدة الأيام. راجع ملاءمة دورة نشاطك قبل اختيار طريقة التنفيذ.
هل الفاتورة الصادرة كلها إيراد للفترة؟
يعتمد ذلك على التزام الأداء وشروط العقد وتوقيت الوفاء به. يحدد المحاسب المعالجة، وتُضبط دورة النظام لتخدمها.
ابدأ بعقد تستطيع تتبع دورته كاملة
أحضر مثال عقد دوري، وموعد فوترته، وطريقة سداده. ناقش مشروع الاشتراكات مع تودو اوبس لنراجع أين تبدأ الدورة وأين تتوقف، وما يلزم لإعدادها واختبارها مع فريقك. يمكنك البدء من الرئيسية للتعرف على حلولنا، أو استخدام الحاسبات لتقدير الأثر والميزانية قبل مناقشة النطاق.
المراجع
- اودو — توثيق الإصدار 19.0، قسما Subscriptions وSubscriptions and automatic payments: الخطط المتكررة وخيارات التجديد والإغلاق ومتطلبات الدفع الآلي ومعالجة حالة الاستثناء.
- مؤسسة IFRS — IFRS 15، الإيراد من العقود مع العملاء: الاعتراف عند الوفاء بالتزام الأداء. الصفحة الأصلية.