قبضتم 12,000 ريال مقدمًا من طلب بقيمة 40,000 ريال قبل الضريبة. عند اكتمال التسليم، كم تطالبون العميل؟ في هذا المثال الافتراضي يبقى 28,000 ريال من أصل القيمة قبل الضريبة. الوصول لهذا الرقم في اودو يحتاج ربط فاتورة المقدم بأمر البيع، ثم خصم المقدم في الفاتورة النهائية، ومطابقة القبض مع فاتورته.
في تودو اوبس - ToDoOps نبدأ نقاش التنفيذ من طلب يشبه طلباتكم، ونمشي معه من الفاتورة إلى القبض والتسليم. نريد للمحاسب أن يجيب عن الرصيد من المستندات نفسها، وللمبيعات أن ترسل مطالبة صحيحة من أول مرة.
كيف تظهر الدفعة المقدمة في أمر البيع والفاتورة؟
نريد أن يبقى أمر البيع هو المرجع. تصدر منه فاتورة الدفعة، وتظهر الدفعة مخصومة في الفاتورة النهائية، ويرى المحاسب في أي يوم ثلاثة أرقام منفصلة هي ما رُحّل من فواتير، وما استُلم فعليًا، وما بقي على العميل.
إنشاء فاتورة الدفعة المقدمة في اودو وما يلزم لزاتكا
حسب وثائق اودو 19.0، يمكن بعد تأكيد أمر البيع إنشاء فاتورة دفعة مقدمة بصيغة مسودة، بنسبة مئوية أو بمبلغ ثابت، ثم تُستكمل الدورة بفاتورة عادية نهائية 1. وهذا يختلف عن شروط الدفع بالأقساط. وحتى مع دفعة 100% يبقى المتوقع صدور فاتورة نهائية. وإذا كانت سياسة الفوترة مرتبطة بالكمية المسلّمة، فقد يتعقد الخصم حين لا تكفي قيمة المسلّم، لذلك نختبر السيناريو الفعلي ولا نفترض توزيعًا تناسبيًا تلقائيًا.
وعلى الجانب السعودي، يصف دليل الفوترة الإلكترونية التفصيلي من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الإصدار 2 بتاريخ مايو 2023، في الفصل 8 من الصفحة 40، فاتورة الدفعة المقدمة بالرمز 386 والفاتورة اللاحقة بالرمز 388 مع بيانات الإشارة والتعديل 2. نحوّل هذا إلى شرط قبول في المشروع. يفحص الفريق مستندي المقدم والتسوية الصادرين من الربط السعودي المستخدم في مشروعكم، ويطابق الرموز والمراجع ومبالغ الخصم مع المالية قبل اعتماد التشغيل.
متابعة المقدم في اودو بين المالك والمالية والمبيعات
المالك يسأل سؤالًا واحدًا، كم المستحق فعلًا على هذا العميل اليوم. المدير المالي يحتاج رقمين لا يختلطان، ما فوترناه وما قبضناه. ومسؤول المبيعات يحتاج أن يعرف أن الدفعة لا تعني إغلاق الطلب.
يوقّع المالي على ورقة قصيرة فيها رقم أمر البيع، ورقم فاتورة الدفعة، ورقم الفاتورة النهائية، وتاريخ ومبلغ كل قبض. ويرجع المالك إلى الرصيد المستحق من السجل نفسه.
ونقترح في المشروع قاعدة بسيطة، أن يُذكر رقم أمر البيع في كل فاتورة دفعة وفي كل قبض، وأن يُقرأ تقرير المستحقات دائمًا بجانب القبوض. بهذا لا يحتاج أحد إلى سؤال زميله عن مصير الدفعة.
مثال حسابي لخصم مقدم 30% في اودو
أمر مسلّم بالكامل ومكتمل بقيمة 40,000 ريال قبل الضريبة. الدفعة 30% وتساوي 12,000، فيكون صافي الفاتورة النهائية 28,000. كل قيم الجدول قبل الضريبة، مع افتراض قبض موثق ومطابق لفاتورته عند كل مرحلة قبض.
| المرحلة | فواتير مرحّلة تراكميًا | نقد مستلم فعليًا | مستحق على فواتير مرحّلة | لم يُفوتر بعد |
|---|---|---|---|---|
| فاتورة الدفعة مسودة | 0 | 0 | 0 | 40,000 |
| الدفعة مرحّلة ولم تُقبض | 12,000 | 0 | 12,000 | 28,000 |
| قبض الدفعة ومطابقتها | 12,000 | 12,000 | 0 | 28,000 |
| الفاتورة النهائية بعد التسليم (صافي 28,000) | 40,000 | 12,000 | 28,000 | 0 |
| قبض الرصيد ومطابقته | 40,000 | 40,000 | 0 | 0 |
يوضح الصف الثاني فاتورة صدرت ولم يدخل بها ريال، فالفاتورة ليست تحصيلًا. ولتقدير ميزانية تطبيق دورة المبيعات والمحاسبة والوفورات المحتملة من تحسينها، استخدموا حاسبات الموقع.
اختبارات قبول الدفعات المقدمة قبل تشغيل اودو
- أنشئوا أمر بيع بـ 40,000 وفاتورة دفعة 30%، والمتوقع مسودة بـ 12,000 مرتبطة بالأمر.
- رحّلوا الفاتورة دون قبض، والمتوقع ظهورها مستحقة وليست محصّلة.
- سجلوا القبض وطابقوه مع فاتورة الدفعة وفق إعدادات المحاسبة، ثم تحققوا من زوال المستحق عليها.
- سلّموا بالكامل وأصدروا الفاتورة النهائية، والمتوقع صافٍ 28,000.
- جربوا تسليمًا جزئيًا قيمته أقل من الدفعة، وسجلوا ما يحدث كما هو.
- جربوا دفعة 100% وتأكدوا من صدور فاتورة نهائية.
- افحصوا مستندي الموصل السعودي من حيث الرمزان 386 و388 وبيانات الإشارة.
احفظوا لكل اختبار رقم المستند ولقطة الشاشة والمبلغ، فهذا ما يوقّع عليه المالي. وإذا وصلت دفعة إلى البنك ولم تنعكس كما تتوقعون، راجعوا دليل التسوية البنكية في اودو. فهو يكمل الاختبار من جهة حركة البنك. راجعوا كذلك من يملك صلاحية ترحيل الفاتورة ومن يراجع القبض، واختبروا تعديل الطلب قبل إصدار الفاتورة النهائية حتى يكون الإجراء واضحًا للفريق.
أسئلة عن الدفعات المقدمة والفاتورة النهائية في اودو
هل الدفعة المقدمة هي الأقساط؟ لا. الأقساط جزء من شروط الدفع، والدفعة فاتورة مستقلة بعد تأكيد الأمر.
هل نتجاوز الفاتورة النهائية إذا كانت الدفعة 100%؟ لا. الوثائق تتوقع فاتورة نهائية حتى في هذه الحالة.
ماذا لو كانت قيمة التسليم أقل من الدفعة؟ نختبر الحالة بالأرقام الفعلية ولا نفترض توزيعًا تناسبيًا تلقائيًا. والنتيجة تحدد هل نحتاج ضبطًا أو إجراءً يدويًا.
ما الذي نضبطه في تنفيذ اودو للدفعات المقدمة؟
الدفعات جزء من دورة المبيعات والمحاسبة ضمن تطبيقات اودو، وتختلف نسب الدفعات وطريقة التسليم بحسب القطاع الذي تعملون فيه. وللتعرف على رحلة مبيعات ومخزون محدودة يمكنكم فتح العرض التجريبي للتعرف على ترابط البيع والمخزون.
المراجع
[1] وثائق اودو 19.0 الرسمية، قسم الدفعات المقدمة في المبيعات.
[2] هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، دليل الفوترة الإلكترونية التفصيلي، الإصدار 2، مايو 2023، الفصل 8.
الخطوة التالية
جهزوا طلبًا تمثيليًا بعد إزالة بيانات العميل، ونسب المقدم المعتادة وحالة تسليم جزئي. ثم ناقشوا تنفيذ اودو معنا لتحديد ما يحتاجه فريقكم من إعداد وربط واختبارات. ستخرجون من النقاش بصورة أوضح لنطاق المرحلة الأولى، ومن يعتمد نتيجتها داخل المنشأة. يمكنكم البدء بتقدير ميزانية التطبيق عبر الحاسبات، والتعرف على خدمات التنفيذ في تودو اوبس.