تصلك ملاحظة من مورد أو عميل على دفعة بعينها. السؤال الأول لن يكون «كم عندنا من هذا الصنف؟» بل «أين ذهبت هذه الدفعة تحديدًا، ومن استلم منها؟». وحين يكون عندك الجواب من سجل الحركات، تتواصل الإدارة على معلومة محددة بدل أن تُوقف أصنافًا كاملة بالتخمين.
الجواب الذي يحسم الاختيار: استخدم الدفعة (Lot) حين تتعامل مع مجموعة وحدات من المنتج نفسه، واستخدم الرقم التسلسلي (Serial Number) حين تحتاج تعريف وحدة منفردة 1. والقرار يبدأ من سؤال واحد: ما الذي سأضطر للرد عليه لاحقًا، مجموعة أم قطعة؟ في تودو اوبس - ToDoOps نضع هذا السؤال أمام مسؤول المستودع والمشتريات قبل أن نضبط أي إعداد.
متى أختار دفعة ومتى رقمًا تسلسليًا؟
في اودو تُفعَّل خاصية Lots & Serial Numbers، ثم يُحدَّد نوع التتبع لكل منتج، وتُستخدم المعرفات في أنواع العمليات ذات الصلة 1. والمبدأ نفسه تشرحه بنية نظام GS1 المفتوحة على ثلاثة مستويات:
على الجوال، اسحب الجدول أفقياً إذا لم تظهر جميع الأعمدة.
| المستوى | ما يعرّفه | السؤال الذي يجيب عنه |
|---|---|---|
| صنف (GTIN) | نوع المنتج | ما هذا المنتج؟ |
| دفعة | GTIN + رقم الدفعة | من أي مجموعة جاءت هذه الوحدات؟ |
| وحدة | GTIN + رقم تسلسلي | أي قطعة بالضبط؟ |
المصدر: 2. والنقطة المهمة أن GTIN وحده لا يحدد الدفعة ولا الرقم التسلسلي 2. نحدد في اودو معرفاتك الداخلية وأرقام الموردين وفق نوع المنتجات وطريقة استلامها؛ يوضح هذا المرجع الفرق بين هوية الصنف وهوية الدفعة والقطعة.
وللتمييز بين وحدة التتبع وغيرها: لا نخلط وحدة التتبع بوحدة التكلفة، فلكل منهما غرض مختلف.
مثال افتراضي: دفعة من 200 وحدة
هذا مثال توضيحي افتراضي. وصلت دفعة واحدة من 200 وحدة، وبعد فترة خرجت منها كميات لثلاثة عملاء وبقي جزء في المستودع:
| الوجهة | الكمية | السؤال أو المستند المراد فحصه |
|---|---|---|
| العميل أ | 90 | أمر التسليم المرتبط بالدفعة |
| العميل ب | 60 | أمر التسليم المرتبط بالدفعة |
| العميل ج | 30 | أمر التسليم المرتبط بالدفعة |
| المستودع | 20 | رصيد الدفعة في الموقع الفعلي |
التحقق بسيط: 90 + 60 + 30 = 180 وحدة مسلّمة، وإجمالي المسلّم والباقي 180 + 20 = 200، وهي الكمية المستلمة. إذا اختلف المجموع، نراجع النطاق والفترة والمرتجعات والنقل والتعديلات وتسجيل المعرّفات حتى نفسر الفرق؛ لا نفترض سببًا واحدًا لكل اختلاف.
لو افترضنا قيمة محاسبية 100 ريال للوحدة لأغراض المثال فقط، فالباقي 2,000 والمسلّم 18,000. هذه قيمة الكميات على أساس التكلفة المفترضة في المثال. لتقدير ميزانية تطبيق اودو والأثر التشغيلي بمدخلات منشأتك، استخدم الحاسبات ثم ناقش السيناريو المناسب مع فريقك.
ماذا يحدث يوم تصل ملاحظة على دفعة؟
في المثال السابق، يتصل المورد ويذكر رقم الدفعة. يفتح مسؤول المستودع سجل الحركات في اودو، وتتبّع الدفعة (Traceability) يُظهر له من الحركات المسجلة أن 20 وحدة ما زالت في المستودع، وأن 180 سُلّمت موزعة على ثلاثة عملاء. فيعرف من يراجع، وأي أمر تسليم يرجع إليه لكل عميل، دون أن يبحث في أصناف لا علاقة لها. هذا يعمل عندما يكون السجل صحيحًا: رقم الدفعة مسجّل عند الاستلام، وكل نقل وتسليم مرتبط بالمستند. أما ما يُفعل بالـ20 المتبقية، وكيف يُتواصل مع العملاء الثلاثة، فتحدده سياسة العزل والإفراج المعتمدة عندكم.
تسجيل الدفعات والأرقام التسلسلية في اودو من الاستلام إلى التسليم
التسجيل يكون عند الاستلام، ثم تنتقل البيانات مع المنتج عبر النقل والتسليم 1. وجودة المعرّف وقت العملية هي الحاسمة: خطأ في الاستلام يمشي مع الدفعة كلها. وللرجوع إلى الحالة لاحقًا يوفّر اودو لوحة Lots/Serial Numbers وتقارير حركة وتتبع (Traceability) للمواقع والعمليات 1.
وماذا عن المخزون الموجود عندنا الآن؟
تفعيل الخاصية لا يعيد بناء تاريخ قديم تلقائيًا 1. للمخزون القائم نحتاج خطة إعادة إسناد وجرد وتطابق قبل تحويله إلى تتبع، فنعرف أي كمية تتبع أي دفعة فعلية. لذلك نبدأ بمنتجات محددة، ولا نقلب المستودع كله دفعة واحدة.
اختبار تتبع الدفعات في اودو قبل التشغيل
قبل التشغيل نجري هذا الاختبار على بيانات تجريبية:
- استلام دفعة واستلام رقم تسلسلي كلٌّ على حدة
- شحنة جزئية
- نقل بين موقعين
- مرتجع
ثم نراجع الكميات والمعرّفات وصلتها بالمستند، ونختبر من يسجل ومن يصحح ومن يعتمد. دورنا يمتد من فهم عملك وتحديد النطاق إلى تهيئة البيانات والإعدادات، والتدريب بالأدوار، واختبار القبول، ثم التشغيل والمتابعة. ولمن يريد رؤية دورة الاستلام والتسليم العامة، التجربة محاكاة موجهة للمبيعات والمخزون فقط، ولا تعرض التتبع المتقدم بالدفعات والأرقام التسلسلية. وتجد نطاق التطبيقات في تطبيقات اودو، وما يناسب قطاعك في القطاعات.
في التجربة راجع منتجًا يمكن تتبعه بدفعة وآخر يحتاج رقمًا تسلسليًا، مع المستند الأصلي للاستلام والكمية والموقع والجهة المستلمة. اسأل مسؤول المستودع أن يبدأ من رقم المورد ويصل إلى التسليم، ثم يبدأ من التسليم ويعود إلى الاستلام. ويختبر المحاسب أن مراجعة قيمة الكميات تظل منفصلة عن مجرد معرفة مكانها.
أسئلة شائعة
هل أستخدم دفعة أم رقمًا تسلسليًا؟
اسأل نفسك عمّا ستجيب عنه لاحقًا. مجموعة وحدات متشابهة تعني دفعة، وقطعة منفردة تحتاج تعريفها تعني رقمًا تسلسليًا.
هل يكفي GTIN على العبوة؟
لا. GTIN يعرّف نوع الصنف، وتحديد الدفعة أو القطعة يحتاج رقم الدفعة أو الرقم التسلسلي معه 2.
هل نفعّل التتبع على مخزوننا الحالي بضغطة؟
لا، فالخاصية لا تنشئ تاريخًا قديمًا. نخطط لإعادة الإسناد والجرد أولًا 1.
كيف نراجع مرتجعًا من دفعة سابقة؟
نختبر تسجيل المرتجع وربطه بالتسليم ومعرّف الدفعة، ثم نراجع الرصيد والحركة في التقرير. ويحدد المسؤول سياسة قبول المرتجع وموقعه والفحص المطلوب قبل صرفه مجددًا.
ماذا ترسل لنا لنتفق على النطاق؟
أرسل لنا قائمة المنتجات التي تريد تتبعها وتصنيفها المبدئي (دفعة، رقم تسلسلي، أو بلا تتبع)، وعملياتك الفعلية من استلام ونقل وتسليم ومرتجع، وسؤالًا محددًا تريد أن يجيب عنه سجل الحركات. عبر صفحة التواصل نقرأ ذلك معك ونحدد نطاق البداية. ويمكنك زيارة الصفحة الرئيسية أو تجربة الحاسبات لتقدير نطاق الأثر.
المراجع
- [1] توثيق اودو 19، قسمي Lots وSerial numbers ضمن إدارة تتبع المنتجات في المخزون: تفعيل الخاصية وأنواع التتبع واستخدام المعرّفات وتقارير الحركة والتتبع.
- [2] GS1، بنية النظام (GS1 System Architecture)، جدول البيانات الأساسية: التمييز بين الصنف (GTIN)، والدفعة (GTIN + رقم الدفعة)، والوحدة (GTIN + رقم تسلسلي).